Киев, ул.Щекавицкая, 9А
(044)247-06-68   (063)247-06-68   (067)442-74-72   (050)528-98-87

Обойдемся без корвалола?

Опубликовано в журнале «Бухгалтерия», 2007 год

Только неосведомленный человек может назвать бухгалтерскую работу скучной и однообразной – жизнь одаривает бухгалтера многочисленными сюрпризами, что называется, «по полной». Чего только стоят изменения законодательства в ритме «від суботи до суботи»! Плюс ответственность и сжатые сроки выполнения различных задач, а иногда и непростые отношения с требовательным начальством или некомпетентными подчиненными. Даже кратковременный эпизод такого общения может надолго испортить настроение, привести к упадку сил, апатии. Или наоборот, вызвать шквал негативных эмоций, провоцирующих обиды и конфликты в коллективе, разрешать которые очень не просто.

А какого напряжения требует порой общение с представителями контролирующих органов! Здесь, подобно саперу, нельзя ошибиться: и себе можно навредить, и коллег подвести… Уверена, что любой бухгалтер с ходу может привести немало примеров того, как небрежно брошенное слово или поспешно вписанная цифра порождали массу проблем, отнимали время, портили нервы. Сплошное хождение по минному полю: не знаешь, где оступишься…

Каким же образом можно сохранять силы и бодрость духа, поддерживать доброжелательные отношения с окружающими и плодотворно работать, если профессиональная деятельность происходит в состоянии постоянного стресса (из-за диктата сроков и внешних факторов)? А ведь «после шести» и семье нужно уделить время, да и о себе хотелось бы побеспокоиться…Как вообще гармонично жить и работать, если стресс – спутник вашей жизни? Ответ на данный вопрос тянет на многие научные диссертации, однако в этой статье остановимся лишь на ключевых аспектах данной темы.

У вас стресс? Не спешите расстраиваться!

Оказывается, без стресса мы просто не можем жить. Более того, если человек не получает некоторое время раздражителей, приводящих к стрессу, он теряет рассудок или умирает. Другое дело — какой это стресс.

Врач по образованию, канадский биолог с мировым именем Ганс Селье (1907 –1982) был одним из тех ученых, кто системно исследовал явление стресса. Интересны не только его новаторские идеи относительно природы возникновения стресса, но и описание принципов, которыми следует руководствоваться, чтобы реализовать свой потенциал, выразить свое «Я» и достичь жизненной цели (те, кто хочет глубже познакомиться с теоретическими и практическими выводами отца теории стресса, может найти в интернете его труд «Стресс без дистресса»).

Согласно концепции Селье стресс – реакция организма человека на сильное воздействие извне физической или психологической природы, нарушающий постоянство его внутренней среды (в том числе и состояние нервной системы). Примечательно, что существуют две формы стресса – положительная (эустресс) и отрицательная (дистресс). К положительному стрессу относится:

  • реакция организма, вызванная положительными эмоциями (например, смех или похвала);
  • несильный стресс, мобилизующий организм (к примеру — закаливающие водные процедуры).

Многие современные гуру лидерства и личной эффективности, в частности, Стивен Кови, Робин Шарма, Ирина Хакамада, которые в прошлом году приезжали в Украину и проводили свои мастер-классы, единодушны в том, что стрессовые условия полезны для тех, кто хочет в жизни достичь большего. Стресс закаляет каждого из нас, делает сильнее, совершенней, конкурентоспособнее. Спасибо положительному стрессу!

Отрицательный же стресс – это сильное внешнее воздействие, с которым человеческий организм справиться самостоятельно не в силах. К такому стрессу со знаком «минус» нужно относиться осторожно, так как он вреден в любых количествах. Так, знакомое многим бухгалтерам длительное состояние усталости может приводить к снижению эмоционального тонуса, нервному истощению организма, и, в конце концов, вызывать ослабление иммунной системы. А когда иммунитет не справляется с такой нагрузкой, то, как следствие, наступает болезнь.

Об источниках стресса надо знать

При всем многообразии проявления стрессовых реакций в работе бухгалтера, можно утверждать, что чаще всего стресс проявляется в следующих аспектах: коммуникационный, организационный и управленческий. Рассмотрим их подробнее.

Коммуникационный аспект. Речь идет о межличностном общении. Оценить уровень стрессовой реакции здесь не сложно – для этого попробуйте искренне ответить на вопросы мини-теста:

  1. Умеете ли вы убедительно доказывать свою точку зрения?
  2. Часто ли с вами соглашаются?
  3. Удается ли вам обычно управлять собой в полемике с оппонентом?
  4. Можете ли вы сдерживать себя от произнесения в адрес собеседника слов и фраз, от которых впоследствии может быть неудобно или стыдно?
  5. Редко ли вы переходите на крик в том случае, если с вами не согласны?
  6. Есть ли желание всегда «дать сдачи» человеку, если его точка зрения оказалась противоположной вашей?
  7. Учащается ли ваше дыхание в состоянии спора?
  8. Можно ли утверждать, что вы отходчивы, относительно быстро забываете обиды и прощаете мелкие промахи окружающих вас людей?

Если на большинство вопросов вы твердо ответили «да», то, скорее всего, вам не стоит волноваться. В сфере коммуникации, в том числе деловой, вам удается ладить с людьми и стресс вам здесь не угрожает. Конечно, бывают такие моменты в общении со сложными собеседниками, за которые порой хочется себя отругать («Эх, можно было бы сказать иначе!»), но этого как раз делать и не стоит. Здесь важно следовать правилу: любая ошибка — это хороший урок, а не повод для самобичевания.

Если же большая часть ваших ответов был ответ «нет», то, пожалуй, вам трудно бывает вовремя «разрулить» ситуацию и предотвратить возникновение «минус-стресса». Риск истощения ваших психических и физических возможностей достаточно высок, и вам стоит основательно подумать над тем, как развить свою коммуникативную компетентность. Это не просто, но вполне реально. Хорошие книги, семинары и тренинги по эффективному общению (в том числе деловому) вам точно помогут, если вы поставите перед собой такую задачу.

И еще один существенный нюанс. При общении с людьми, особенно при исполнении служебных обязанностей, никто не требует от вас, чтобы вы были «бесхребетным» собеседником. Столкновение разных мнений и позиций в деловой сфере неизбежно. И шефу, и налоговому инспектору, и партнеру, и коллеге не раз придется доказывать (иногда достаточно твердо и настойчиво), что следует сделать именно так, как вы говорите. И слово «нет» придется произносить много раз!

Да, к сожалению, ведение жестких переговоров тоже касается деятельности бухгалтера. Приходится «выбивать» задолженности у партнеров, напоминать руководству о выполнении взятых им обязательств, охлаждать пыл налогового инспектора в случае предъявления необоснованных требований… При этом важно помнить, что необходимо дать возможность собеседнику «сохранить лицо», т.е. тактично и настойчиво вести дискуссию в рамках делового этикета.

Как показывает практика, этому тоже можно научиться (или усовершенствовать свои умения) при наличии желания и терпения. Конфликты были, есть и будут всегда. А знание основ конфликтологии, стратегий и тактик ведения бизнес-переговоров – прекрасное подспорье для тех, кто хочет достигнуть своих целей в общении, быть ведущим в диалоге тогда, когда это необходимо, и мастерски разрешать конфликты.

Вот лишь некоторые рекомендации, предотвращающие «стрессовое» общение.

  • Говорите с собеседниками о решении проблемы, а не о характеристиках самой проблемы.
  • Поймите причину разногласия – для этого внимательно слушайте оппонента и задавайте ему вопросы. Не перебивайте собеседника, в конце фразы он может сказать самое важное для вас.
  • Оперируйте фактами, а не слухами и домыслами. Говорите о том, что вы наблюдаете, а не о том, что вы думаете по данному поводу. Вместо фраз вроде «Я вижу, что вы не заинтересованы», используйте другие: «Когда я беседую с вами, я ощущаю, что мы с вами найдем в конце концов решение данной проблемы».
  • Избегайте комментировать поведение человека. Не озвучивайте чужих мыслей – вы можете легко ошибиться.
  • В конфликтной ситуации (исключение – ведение жесткие переговоров, когда другие способы получить желаемое уже исчерпаны) нельзя уличать, вспоминая прошлые ошибки вашего партнера.
  • Чаще используйте местоимение «мы» (вместо «я» и «вы»).
  • Используйте прием «я – сообщение» вместо «вы – сообщение». То есть вместо фразы «Вы не так делаете!» используйте другие по типу «У меня создается такое впечатление, что лучше было бы сделать …».
  • Постоянно подводите итог тому, что вы услышали: «Итак, мы обсудили…», «Что-нибудь хотите добавить еще?».
  • Если страсти накалены, не спешите вести диалог. Дайте эмоциям «остыть», а потом вновь возвращайтесь к обсуждению вопроса.
  • Идите на переговоры, имея несколько вариантов решения проблемы.

Организационный аспект. Во многом этот аспект связан с управлением временем. Проанализируйте следующие моменты:

  1. Не находитесь ли вы в состоянии перманентной нехватки времени
  2. Спешка, суета, хаотичность — это вам знакомо?
  3. Есть ли у вас планы на день, неделю, месяц? И как часто вы их меняете?
  4. Если приходится что-то делать срочно и это нарушает ваши планы, как вы поступаете?
  5. Есть ли у вас приоритетные дела?
  6. Планируете ли вы время на то, чтобы поговорить «по душам» с коллегами в случае необходимости? Или ответить на случайный телефонный звонок?

При этом соотносить количество ваших ответов «да» и «нет» здесь не столь важно. Главное, убедиться в том, что вы состоянии управлять таким определяющим ресурсом, как время. Недаром говорят: кто управляет временем, тот управляет жизнью. И стрессы таких людей только закаляют – они легко преодолевают временной фактор. А вы относитесь к ним?

С личным тайм-менеджментом напрямую связан и коммуникационный аспект. Представьте, сколько времени у вас может отнять разговор с коллегой, который заскочил к вам «только на минутку», а сидит уже добрых полчаса и вовсе не собирается уходить. Можете ли вы красиво попросить его уйти так, чтобы он не обиделся? Ведь в противном случае вам придется потом спешить и нервничать, чтобы успеть сделать в срок все намеченное! Судя по многочисленным примерам из жизни, это типичная ситуация, в том числе для бухгалтерии.

Аналогичная картина: вас просят сделать то, чего вы не должны делать. Вы боитесь отказать коллеге, обидеть сослуживца, испортить отношения, а в случае отказа – испытываете чувство вины за свое «недостойное» поведение. Но чаще всего выполняете просьбу этого нахлебника и ленивца… Знакомо?

Принципов тайм-менеджмента достаточно много, всего не перечислить. Приведем некоторые полезные рекомендации.

  • Управление временем начинается с главного – с желания.
  • Развивайте в себе умение действовать. Откладывание дел «на потом» не спасает, а лишь усугубляет ситуацию. Времени-то не прибавляется, а дела стоят. Есть возможность сдать отчет в налоговую пораньше – воспользуйтесь таким шансом.
  • План «в голове» – это не план. Изложите письменно свои цели и задачи на бумаге, держите его на виду.
  • Освойте следующий порядок: «перечень дел – группировка дел – план на день».
  • Планируйте на день не более шести-семи важных дел.
  • Используйте правило «60 – 20 – 20». Планируемые на текущий день дела должны занимать примерно 60% бюджета вашего рабочего времени. Оставшиеся 40% следует условно разделить на 2 равных блока. Первый блок – непредвиденные дела. Второй блок – резервное время для развития (управленческие дела, налаживание коммуникаций, изучение новых инструкций и пр.).
  • Завершайте, по возможности, все начатое, не переключаясь с одного вида работы на другой. В противном случае придется терять время на то, чтобы вновь вникнуть в суть дела и восстановить нужный темп.
  • Подготовку к каким-либо мероприятиям проводите по принципу «с конца в начало». Необходимо заранее предусмотреть результат, а потом «отмотать» время назад, распределяя все дела.
  • Используйте известный прием — «окно Эйзенхауэра». Все дела разделите на важные и срочные (делать самому сразу), важные и не срочные (не спешить делать), срочные и не важные (делегировать другим), не важные и не срочные (вообще не делать).
  • Вознаграждайте себя за успехи. Приз устанавливаете вы сами — тогда легче идти к намеченной цели!

Управленческий аспект. Стресс, который испытывает бухгалтер во многих организациях, напрямую связан с управленческими внутрикорпоративными проблемами. Если в компании нет четких и понятных всем сотрудникам процедур, регламентирующих совместный труд, а также взвешенных планов, продуманных графиков выполнения заданий – нетрудно прогнозировать, что работа любого члена такого коллектива будет стрессовой. Невозможно подчас плодотворно работать в бухгалтерии, если «сбоит» юридический отдел, у коммерческого – неразбериха с договорами, а системный администратор, отвечающий за безупречную работу компьютеров, приходит в офис, когда ему вздумается. В этих случаях требовать от сотрудников бухгалтерии своевременного и безошибочного выполнения работы можно, но поможет ли это делу? Нерасторопность или непрофессионализм сотрудников других отделов может свести на нет многие начинания коллег из бухгалтерии.

Вся тяжесть ответственности ложится при этом чаще всего на плечи главного бухгалтера. От его усилий, воли и дара убеждения зависит многое. Он и к руководству компании должен «достучаться», поясняя необходимость введения и неукоснительного соблюдения важных для деятельности компании управленческих механизмов, и наладить параллельную коммуникацию с руководителями других дирекций, департаментов или служб. Но для этого главбух, обладая профессиональными знаниями в сфере налогов, финансов и бухучета, должен быть еще и полноценным управленцем, т.е. иметь системное бизнес-мышление и владеть необходимым набором менеджерских техник. Например, уметь руководить людьми, планировать время (свое и чужое), делегировать дела, мотивировать подчиненных и многое другое. А разве не на его плечи ложится ответственность за обучение сослуживцев, подготовку кадрового резерва для родной бухгалтерии? Или, если не резерва, то полноценной замены на случай своей болезни, отпуска, командировки… Ведь работа в бухгалтерии — круглогодичный непрерывающийся процесс.

И здесь во главу угла следует поставить вопрос о том, что во избежание многих штатных и внештатных ситуаций, которые нередко привносит в жизнь бухгалтерии и всей компании стресс, учиться бухгалтерам нужно постоянно. Ведь «полновесный» бухгалтер-управленец – это редкая удача и предмет гордости любой компании.

И в заключение – возможно, вы так загружены, что вам некогда проанализировать свое состояние и задуматься над тем, каким образом можно все изменить к лучшему. Однако, если вы нашли время на прочтение этой статьи, значит, не все потеряно, и вы способны позаботиться о том, чтобы в вашей жизни преобладали стрессы со знаком «плюс»!

natalia-loziychuk-large
Наталия Лозийчук
Директор, бизнес-тренер. Ораторское и переговорное мастерство, эффективная коммуникация, жесткие переговоры, антиманипуляция, стрессоустойчивость